株式会社ユニット 東京営業所は、1月より新オフィスへ移転しました。
無事に新しい場所での業務もスタートしていますが、振り返ってみると「移転って、思っていた以上にやることが多い！」というのが正直な感想です。
今回は、移転のお知らせを兼ねて、実際に移転までに準備したこと・必要だった印刷物をまとめてみました。
■ まずはここから。移転スケジュールの整理
移転が決まったら、最初にやったのはスケジュールの逆算。
・住所変更が発生する書類・ツールの洗い出し
・新オフィスの間取り確認とレイアウト検討
「まだ先でいいかな？」と思っていると、あっという間に直前になります……！
■ 必須その① 挨拶状
挨拶状の送付は移転の1か月前を目安に。
・新住所・電話番号・業務開始日を明記
・「移転しました」ではなく「これからもよろしくお願いします」の一文を添える
メールやWEB告知もありますが、紙の挨拶状は“丁寧さ”がきちんと伝わるのが強みです。
■ 必須その② はんこ
住所が変わると、社判・角印・ゴム印の作り直しが必要になります。
移転後すぐに使うものなので、住所確定 → 早めに発注が安心です。
■ 必須その③ 屋外用看板（設置までがセット）
新オフィスの“顔”になるのが屋外用看板。
・ビルの規定サイズ・仕様の確認
・屋外用なので耐候性・耐久性が重要
看板がないと、「本当にここで合ってる…？」と来訪者を不安にさせてしまうので、初日から掲示されている状態が理想です。
東京営業所は外階段を上がって2階にあります。
郵便ポストと階段の踊り場、扉の前にサインを設置しました。
材質は糊つき塩ビシートに耐光PP。水や紫外線に強く、薄くて軽いので貼り付けも簡単です。
■ 必須その④ 会社案内用の地図
これが意外と大変！
移転にともなって、会社案内用の地図作成にも思った以上に時間をかけました。
「地図なんてすぐ作れるでしょ？」と思いがちですが、初めて来る人が迷わないかを基準にすると、意外と調整ポイントが多いんです。
Googleマップのリンクは便利ですが、会社案内や挨拶状、パンフレットにそのまま載せると
・情報が多すぎて見づらい
・印刷すると文字が潰れる
・伝えたいルートが目立たない といった問題が出がち。
地元の人には当たり前でも、初訪問の人には難しい道があるため、「〇番出口など具体的な情報があること」「曲がり角を強調すると迷いにくい」といった”来る人目線”で考えることを大切にしました。
■ 印刷物以外にも、こんな準備をしていました
せっかくなので、印刷物以外の準備も少しだけ。
間取りを見ながらレイアウト決め
デスク配置や複合機・ラックの置き場所、動線の確保など、
実際に働く人の意見を聞きながら決めることで、「移転後のストレス」を減らせた気がします。
配置を考えながら「これは持っていく」「これは処分」「大阪で使う」など、移転先に持ち込む荷物の選定を行いました。
普段使っていないものが、想像以上に多いことに気づきました……。
■ 移転を通して感じたこと
今回の移転で感じたのは、印刷物は“最後でいいもの”ではなく、“最初に必要なもの”だということ。
・挨拶状があるから、安心してお知らせできる
・看板があるから、迷わず来てもらえる
・はんこがあるから、業務が止まらない
どれも当たり前ですが、無いと困るものばかりでした。
移転・開業・拠点変更をご検討中の方へ
オフィス移転や拠点変更の際には、「何を・いつまでに準備するか」を整理することがとても大切です。
ユニットでは、挨拶状・看板・はんこなど、移転時に必要な印刷物のご相談も承っています。
